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AvePoint’s Survival Guide for SharePoint

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SharePoint Enforcement
Repair SharePoint
SharePoint Adoption
SharePoint Automation
SharePoint Assessment

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AVEPOINT SHAREPOINT サバイバル ガイド

ますます加速する今日の市場。生産性の向上やコストカットなど、取り組むべき課題が山積している中、情報共有システムを整備して組織内コラボレーション力を高め、強い組織づくりを実現しようと考える企業はますます増加しています。

しかし具体的な計画となると、「どこから手を付けたら分からない」「どのように計画を立てるべきか分からない」「何を指標にしたらよいか分からない」 などの問題がたちまち目の前に立ちはだかり、なかなか計画が進まずにもどかしさばかりが募る、という経験をされた方も多いのではないでしょうか。

そのようなお悩みに応えるべくご用意したのが、この 「SharePoint サバイバル ガイド」 です。SharePoint 活用のヒント集として、SharePoint 導入・利活用促進に取り組んでいる IT 管理者の方々のご参考となれば幸いです。

お悩み 1 どこにどんな情報があるか分からない

自組織に最も適した動き方をする情報共有システムを構築するには、組織の情報管理体制と情報管理システムの現状を把握することから始める必要があります。SharePoint を含めた組織の情報共有システムが現在どのような状態になっているか、また埋没している機密情報が存在しないかなど、自組織のデータの現状について正確に理解することで、これまで気が付いていなかった問題を発見することも可能になります。

このステップの目標は、組織内に分散する情報を SharePoint に一点集約・一元管理する体制を構築することにあります。組織が保持しているデータの性質が明らかになれば、Office 365 - SharePoint Online への移行など、クラウドも視野に入れたデータ整理プランを策定することが可能になります。

お悩み 2 情報が多すぎ、SharePoint のパフォーマンスが低下する

現行の SharePoint 環境にどのような情報が存在するかの把握が完了したら、次は SharePoint のパフォーマンスを最適に保ち、必要な情報がすぐ発見できる情報共有システムを維持するため、どのデータをどのような場所に保存するかの切り分けに取り組んでみましょう。このステップを取り入れることで、SharePoint のどの場所に何を保存すべきかのルールが明確化され、従業員の生産性が向上することが期待できます。また、データ保存の場所に適切なアーカイブや暗号化など、データの種類に最適な処理方法も割り出すことができます。

お悩み 3 ユーザーに SharePoint サイトを自主的に管理してほしいが、コントロールも効かせたい

ここまでの段階で、自組織の環境把握・プラットフォームの中央化およびスリム化という作業を通じ、自組織に最適な情報共有システムを構築しました。このステップでは、エンド ユーザーが SharePoint を使用する際のアクションに IT 部門がコントロールを効かせることができるよう、SharePoint の アクセス権限やコンテンツ管理に関連するルールを策定 し、最適化した情報共有システムを最適な状態のまま使用できるようにしましょう。

お悩み 4 エンド ユーザーに SharePoint を活用してもらえない

ここまでのステップでは、SharePoint などの情報共有システムをどのように導入・構成するかというガイドラインを示してきました。ここからは、SharePoint の利活用をエンドユーザーに対し、どのように促進していくかという課題に取り組んでいきましょう。

SharePoint をエンド ユーザーに確実に使ってもらうためには、メリットとしてはっきりわかる便利な機能を提示するとともに、実行する作業を可能な限り単純にすることが大切です。

お悩み 5 組織内のコラボレーションを促進し、SharePoint での情報共有を活性化したい

情報共有システムの整備により、エンド ユーザーにとって使いやすい SharePoint 環境が整いました。しかし、SharePoint を単なる文書管理システムとして使用するのではなく、部門を超えた組織内コラボレーションの活性化と、それにともなう IT 部門の負担軽減のために使用するシナリオを、情報共有を実行する際に発生するリスクをいかに低減させるかも含めて考えてみましょう。