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導入事例

Cricket Tasmania、DocAve® Online を利用して Microsoft® Office 365 の管理のスピードを 10 倍にし、通年で 3,000 オーストラリア・ドルを節約

「DocAve Online のお陰で、誤って重要なドキュメントを消去してしまっても、1 営業日以内に重要なビジネス コンテンツを回復できるようになり、ユーザーからの ICT 部門への信頼度が向上しました」

- Luke Meers 氏、 ICT チーム リーダー Cricket Tasmania

Cricket Tasmania

顧客ロケーション:

オーストラリア タスマニア州

業界:

スポーツ

プラットフォーム:

Microsoft SharePoint Online

クリティカル ニーズ:

  • 消去・破損したドキュメントを Office 365 で迅速にバックアップ & リカバリー
  • Office 365 環境全体で、セキュリティ設定およびアクセス権限の管理を簡単に実行

AvePoint ソリューション:

DocAve Online

ハイライト

  • Office 365 環境に対する管理・保護・再構築・同期・レポート作成機能を備えた SaaS ソリューションを導入
  • ドキュメントやサイトのリストアが 1 営業日以内に実行可能になったことにより、通常業務への影響を最小限に食い止めるとともに、ユーザーが安心して使用できる環境を構築
  • ビジネスに必要なコンテンツをクラウドに移行し、磁気テープを使用したストレージ システムを廃止したことにより、年間約 3,000 オーストラリア・ドルを節約
  • SharePoint Online 全体のセキュリティ設定やアクセス権限の管理を、SharePoint のデフォルト設定よりも 10 倍迅速に実行

顧客紹介

Cricket Tasmania は、タスマニアのクリケット運営組織であり、州全体を対象としてクリケットの促進活動を行っています。

挑戦

Cricket Tasmania は、60 名の職員によるイントラネット上でのコラボレーションのため、IBM Lotus Notes/Domino を使用していました。しかし時間の経過にともない、プログラムは次第に使用されなくなっていきました。また、プラットフォームの開発者を地域で雇用することが困難になってきました。また、同組織の ICT 部門は、ユーザーに対する Lotus Notes のトレーニングが障害を生んでいることを認識しはじめました。「我々の職員は Microsoft Office の製品により深く馴染んでいたため、まったく別の製品へのトレーニングは時間がかかり、必要以上に困難なものになっていました」 と、 Cricket Tasmania の ICT チーム リーダーを務める Luke Meers 氏は振り返ります。

そこで Cricket Tasmania は、Microsoft Office 365 の導入を決定し、イントラネット・カレンダー・ワーフフロー・ニュース掲示板などのリソースを、SharePoint Online 経由でホストすることを開始しました。「職員が既に使い慣れている Microsoft Office の製品のクラウド バージョンが使用可能になったばかりでなく、Office 365 では SharePoint Online と Lync Online が使用できるため、チームのコラボレーションに役立ちました」 と、Meers 氏は語ります。

しかし、SharePoint Online も Exchange Online も、コンテンツを消去してしまった場合、リストアが可能なのは、消去から 14 日間のみとなっています(当時)。業務への影響を最小限に抑制するため、またユーザーをサポートするため、Cricket Tasmania の ICT 部門は、追加の対策を導入する必要があるとの結論に達しました。また、オンサイトで使用していた磁気テープ式のバックアップ ソリューションの使用を中止し、システムのメンテナンスに必要となっていたオーバーヘッドコストの削減を計画しました。「削除から14 日以上が経過したコンテンツを回復することができるようになったばかりではなく、テープ式のストレージ システムを廃止することで、年間で 3,000 オーストラリア・ドル前後のコストを削減することができることが判明しました」 と、Meers 氏は振り返ります。「クラウドに存在するコンテンツをバックアップするシステムが必要でした。」

AvePoint のソリューション

地元の見本市で AvePoint のことを知った Cricket Tasmania の管理者は、探していたソリューションに合致するのは DocAve Online であると気が付きます。AvePoint Online Services の一部として提供され、Microsoft Azure 上にホストされる DocAve Online は、管理者が Office 365 に対する管理・保護・再構築・同期・レポート作成を実行することのできる SaaS (Software-as-a-Service) プラットフォームです。「DocAve Online は、実行したい作業を可能にしてくれる機能を備えており、我々の要望にこたえるものでした」 と、Meers 氏は語ります。

DocAve Online の最小単位バックアップ & リストア機能を使用することにより、Cricket Tasmania では Office 365 のコンテンツを迅速にリストアすることが可能になりました。また、ユーザーが誤って重要なビジネス コンテンツを消去・紛失してしまい、更に 14 日以上が経過していた場合でも、ドキュメントのリカバリーができるようになりました。DocAve Online のデータ保護機能を導入することにより、Cricket Tasmania が自社のユーザーに提供するサービスの質が向上しました。「DocAve Online のお陰で、誤って重要なドキュメントを消去してしまっても、1 営業日以内に重要なビジネス コンテンツを回復できるようになり、ユーザーからの ICT 部門への信頼度が上昇しました」 と、Meers 氏は語ります。「管理者の立場からすると、きちんと機能するバックアップ システムの存在は、余計な心配をすることなく仕事が進められる保証があるということなので、心強いですね。」

また、Cricket Tasmania では、DocAve Online を使用して組織の環境を管理することにより、SharePoint Online のコンテンツ・構成・セキュリティに関連する管理・ガバナンス ポリシーの遵守を簡単に実行できるようになりました。管理者は、ツリー ビューや検索モードを使用することで、SharePoint 資産を簡単に参照・識別することができ、サイトコレクションやサイトのほか、フォルダーやリストなどに対する変更や構成を一括で反映することが可能です。これにより、SharePoint Online のデフォルト機能を使用する場合に比べ、所要時間が大幅に短縮されます。「DocAve Online のユーザー権限管理は柔軟性が高く、簡単に使用することができます」 と、Meers 氏は証言します。「SharePoint Online のデフォルト機能のみを使用する場合よりも、約 10 倍の速さで管理タスクを実行することができるようになりました。」

DocAve Online の購入から導入に至るまで、AvePoint のアカウント管理チームとテクニカル サポート チームが、Cricket Tasmania をしっかりとサポートしました。「AvePoint のアカウント管理チームとは、DocAve Online の機能を使用してどのように我々のビジネス ニーズを満たすことができるかという、大変有意義な話をすることができました」 と、Meers 氏は振り返ります。「テクニカル サポート チームはいつでも迅速に回答を返してくれます。それに、現在抱えている問題を解決するだけでなく、我々の DocAve Online に関する知識がさらに増すようなリソースを示してくれることも多いのです。」

最終結果

Cricket Tasmania は、Office 365 での組織全体のコラボレーションを更に推進するばかりでなく、将来的には CRM システムを導入し、顧客データを SharePoint Online に保存することも検討しています。DocAve Online は、Office 365 がビジネスの中核を担うシステムへと進化する際に必要となる重要データの保護・管理能力を備えています。「DocAve Online のお陰で、我々の組織特有のニーズにこたえる形で Office 365 を保護することができ、安心して業務を遂行することができます」 と、Meers 氏は語ります。「組織のシステムを発展・拡大する上で、これはとても重要なポイントです。」

企業情報

AvePoint は次世代ソーシャル コラボレーション プラットフォームを対象に、エンタープライズ クラスのクラウド管理、ガバナンス、コンプライアンス実現のためのソフトウェア ソリューションを提供する、業界を代表する企業です。2001 年にニュージャージー州ジャージーシティに本社を設⽴以降、全世界で 13,000 を超えるお客様にソリューションを提供し続けています。

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