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導入事例

佐賀県 様

フラストレーションの無い、皆の使いやすいポータルを作り上げるために

佐賀県 最高情報統括監(CIO)
川島 宏一 氏

佐賀県 様

業界:

官公庁

導入環境:

Windows Server 2008
SQL Server 2008
SharePoint Server 2007

ユーザー数:

4,200名

課題:

  • 必読管理の為の見える化
  • 人事異動&組織変更対応の効率化とコスト削減
  • バックアップリストアの簡素化

DocAve 製品:

  • 管理センター
  • コンテンツ マネージャー
  • 監査マネージャー
  • バックアップ&リカバリー
  • 展開マネージャー
  • レプリケーター
  • アーカイバ

SharePoint を導入した経緯

- 何故今回、電子県庁ポータル (SharePoint) を導入しようと考えたのか、簡単に概要を教えてください。

<佐賀県 最高情報統括監 (CIO) 川島 宏一氏 >

最大のポイントは、「フラストレーション無し」に各機能に到達できる職員ポータルにしたかった、ということです。

例えば、トップ画面からワンクリックで行きたい場所に行ける、本当の意味での職員ポータルにするため、画面上の配置に関しては実際のアクセス頻度に応じて使いやすいものを目立つ場所に置きなおすなどといったことを実施しました。

以前のシステムはユーザーにとって「行きたいところに行ける」いわゆる「直観的な」職員ポータルではなかったので、トレーニングを必要とせずに、ユーザーが簡単に使えて、かつ利便性の高い職員ポータルを作る必要があると日頃から感じていました。

<佐賀県 統括本部 情報課 システム担当 係長 島川 尚久氏>

これまでの職員ポータルを含む電子県庁システム(職員ポータル、文書管理/電子決裁、電子申請、県庁ホームページの4システム)が平成21年度末で更新期を迎えるため、一昨年から新しい職員ポータルの検討を始めました。

当時「イノベーション"さが"」という佐賀県の公共サービス共同研究推進事業において「職員ポータルサイト(電子県庁)の最適な構築手法」をテーマとして共同研究の相手方を公募し、最終的にマイクロソフト株式会社と共同研究を実施することになりました。

この共同研究の過程で、佐賀県庁が必要とするシステムの要件の原型が浮き彫りになっていきました。
昨年度は、システム構築事業者を公募し、職員ポータル部分については、コニカミノルタビズコム株式会社(以下、コニカミノルタビズコム。)、ユニアデックス株式会社(以下、ユニアデックス。)にシステム構築を担当して頂くことになり、両社に佐賀県が求める職員ポータルの要件を満たせ、職員の手による持続的に成長が可能な仕組みを検討して頂いた結果、SharePoint Serverを使用した開発に辿り着きました。

導入時に困った、技術的な3つの課題

- では、実際の構築・設計をご担当されたユニアデックス様から見て、導入の際に技術的な課題はありましたか?

<ユニアデックス株式会社 関西システムサービス統括部 サービスインテグレーション部 主任 栄田 香織氏 – マイクロソフト認定コンサルタント>

大きく分けて3つ、導入時の技術的な課題がありました。

  • 課題1. 「必読管理の為の見える化」
  • 課題2. 「人事異動&組織変更対応の効率化とコスト削減」
  • 課題3. 「バックアップリストアの簡素化」
casestudy

課題1 「必読管理の為の見える化」

- それでは、それぞれの課題について順番に、具体的に教えてください。まずは「見える化」について具体的に教えてください。

<佐賀県 統括本部 情報課 システム担当 主査 松永 祥和氏>

庁内では、掲示板をよく利用します。全職員に参照および投稿権が与えられているので、出来るだけ多くの人に活用して頂きたい。その為には、「誰が」「どのくらい」見ているのかを把握する必要がありました。

- DocAve を選んだ理由を教えてください。

人事異動&組織変更対応の効率化とコスト削減

<栄田氏>

利用状況を把握する為に元々はスクラッチ開発を考えていましたが、サードパーティ製品を調べるうちに、DocAveであればSharePointの元の機能をさらに補ってアイテム単位でユーザーの情報を取得することも、ある記事に対しての参照者一覧をみることもできることが分かりました。既存のソリューションがあるのであれば開発よりもそちらで補う方が良い、ということでDocAveをお勧めさせて頂きました。

- DocAve には具体的に何を期待しますか?

<川島氏>

法令を遵守する為に監査をする、という使い方ではなくログを活用したフィードバックを循環させることで全体のクオリティを向上させたりですとか、重要なコンテンツをわかりやすい場所に置いたり、逆に良いコンテンツなのにあまりアクセスされていないということであればもっと見やすい場所にアイコンを移動したりフラグの立て方を変更したりなど、全体の見直しに利用したいと思っています。コンテンツの書かれ方や場所、内容に対する職員全体の反応を把握できるということは、業務の品質の確保という意味だけではなくて、皆さんの業務の環境に問題が無いのか、最新の情報システムについてどの分野に興味が高いのか、またそれぞれの改善要望をアクセスの状況によってある程度取得することができるので、フィードバックを見ていていいコンテンツが参照されていなかったら何か問題があるはず、あるいはたくさん読まれたコンテンツの提供者にフィードバックを返すことで、また非常に良いコンテンツを提供してくださる機会へと繋げることができるようになる、などフィードバックの循環により良い効果が生まれることがあると思います。
今回のポータルに関しては「成長可能なシステム」ということなので、どのように修正したりしたらいいのか、という判断の基準となるデータを提供して頂けると思っています。

課題2 「人事異動&組織変更対応の効率化とコスト削減」

- では、次に「人事異動」については、いかがでしょうか?具体的に教えてください。

<栄田氏>

以前のシステムをお使いだった時には作業に相当の時間と工数がかかっていたと聞いていましたので、要件定義の際に、サイトを本部・課毎に展開すると知り、後に組織変更発生時に別々のサイトのリストを1つのサイトに簡単にマージすることができるDocAveが必要だと考えました。

<松永氏>

人事異動の際には、通常の企業では考えられないような作業が必要になります。職員の3分の1が年に一回一斉に異動するので、3月末から4月1日にかけて作業が集中してしまい、ラスト数日は何人もの人が裏で走り回っていました。ですので、コスト削減ということもそうですが、第一に労力をかけずにシステム化し、スムーズな対応ができる体制を整える必要がありました。

- DocAve を選んだ理由を教えてください。

casestudy

<佐賀県 統括本部 情報課 システム担当 主査 石丸 貴史氏>

以前使用していたシステムは半分スクラッチ開発で、ある程度人事異動にも対応しやすく作りこまれていました。それが SharePoint に変わると AD のみでの管理では SharePoint グループの設定を1つ1つ設定する必要がある為、前よりも労力がかかるのは目に見えていました。
ですので、初めに DocAve の一括設定画面を見たときは「便利だな」と思いましたし、人事異動時の正確性を考えると、独自開発をするより SharePoint 専用に開発されている DocAve を使ってシステム化する方が、メリットがあると判断しました。

<栄田氏>

更に良かったのは、我々が「あったら嬉しい」と思った「権限の一括設定をExcelで行える機能」についても、要件定義の際にフィードバックを取り入れてくださり、すぐに次バージョンに機能を追加して頂けたことです。

- DocAve には具体的に何を期待しますか?

<川島氏>

フィードバックを短期間で反映して頂けるというのは、ユーザーにとってはかなり重要な部分です。

マイクロソフトさんにも色々と我儘を聞いて頂きますが、それが増えていくほどに保守や運用の負荷が高まる。サポートして頂けるということは保守や運用も含めてユーザーの我儘を聞いて頂けるということ。見えない部分であるが故に利用価値をわかってもらうのは大変かもしれませんが、それが今回のような場合には画面上の操作性も負荷がなくシンプルなのでスピード面や信頼性で大いに期待できますし、その上一括設定の機能を追加して頂けたということは、元々大勢で2、3日徹夜していた作業なので、負荷の軽減については明らかに効果が見えると思います。

課題3 「バックアップリストアの簡素化」

- では、次に「バックアップリストアの簡素化」については、いかがでしょうか?具体的に教えてください。

<栄田氏>

SIerの私どもからすると、失敗しない、という絶対的な補償がありませんので、「バックアップリストア」がすべてな部分もありますのでバックアップリストアが自由自在にできる、という機能は必要不可欠です。

- DocAve を選んだ理由を教えてください。

casestudy

コマンドラインを使ってバッチを作って、という作業はリストア時の確認作業が多く手がかかっていたのですが、DocAveで補えるので県庁さんにお勧めさせて頂きました。DocAveを選んだ理由は第1に当時はファームのリストアに制約がないのはDocAveだけだったということ、そして第2に弊社内で実績がありどんな障害パターンでも復旧手順が極めてシンプルだったということです。
例えば、リストア画面上ではすべてのデータをツリー構造で見れるので、ファーム全損から1アイテムの破損まで、リストア対象のデータを「ピッ」と押すだけでリストアができるので非常に楽でした。もちろん同じ方法でバックアップもできます。MOSSの場合には対象データを探すのにいくつもの画面を見なければいけないので必要となる作業が全く違います。

- DocAve には具体的に何を期待しますか?

<コニカミノルタ ビズコム株式会社 第一事業部 第一システム部 部長 土志田 宏人氏>

ユーザーの活用を促進する為には、コンテンツや個人サイトをどんどん触っていただきたい。でも誤削除などによるリストアの作業がすべて1人の管理者に集まってしまったら運用が回らなくなってしまいます。でも、DocAveには「エンドユーザーリストア」といって、ユーザー側にDocAve自体を渡さなくてもWebパーツとしてリストアするための機能があるので、これをパワーユーザーに提供することができれば、ユーザーは「とりあえずいじってみる」、「ダメだったら戻せる」という感覚でSharePointを触れるのでどんどん活用が増えると期待しています。

今後の課題

- 最後に、今後の展開についてお聞かせ頂けますか?

<松永氏>

先にお話しした掲示板に対して、全職員に参照および投稿権限が与えられています。その掲示板とポータルをメインに使っているので、すぐに2000件を超えてパフォーマンスが低下してしまう恐れがあります。

<栄田氏>

現在は2年間で自動削除は設定しているんですが、2年たたないうちに2000件溜まってしまうのでそれまでの間どこかに避難できる場所が設定できれば、アーカイバを使って古いコンテンツの棚卸しを考えることも可能だと思います。

<川島氏>

SharePoint は前職で働いていたときに使い込んでいたので、その使い勝手は以前から良く理解していました。だから導入することに戸惑いはありませんでした。これから、どんどん活用していきたいと考えています。
でもインフラ側の体制が整わない状態でどんどん進めてしまうと大変。だからこそ、今回のバックアップなど、間違ってしまったときなどの対応は必要だと考えています。また、見える化や人事異動の管理に留まらず色々と他にもできるであろう、と期待しています。