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導入事例

日本ビジネスシステムズ株式会社 様

SharePointアップグレードによるビジネスへの影響を最小化するDocAve

日本ビジネスシステムズ株式会社
情報システム部 松原 小百合氏

NECネッツエスアイ

業界:

テクノロジー

導入環境:

SharePoint 2010 WF MS SQL 2008 (SharePoint 2010 DB)
DocAve 5.8, DocAve 6.1 MOSS 2007

ユーザー数:

1,380名(JBSグループ全体)

課題:

  • 「SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へのアップ グレード」
  • 「SharePoint とファイルサーバー の住み分け解消」
  • 「自由自在なバックアップリストア」
  • 「情報漏えいの予防と対策」

DocAve 製品:

  • DocAve アップグレード & 移行
  • DocAve コネクタ
  • DocAve バックアップ & リカバリー
  • DocAve 管理センター
  • DocAve コンテンツ マネージャー
  • DocAve レポート ポイント
  • DocAve アーカイバ

SharePoint を導入した経緯

-まずは、日本ビジネスシステムズ株式会社の事業内容について教えてください。

<日本ビジネスシステムズ株式会社 情報システム部 松原 小百合氏>

1990年創業の日本ビジネスシステムズ株式会社(以下JBS)は、独立系のシステムインテグレーターとして、常にお客様の立場で考え、既存の価値観にとらわれることなく提案し、高い技術と豊富な実績に基づいて、幅広くITソリューションを提供しています。

-SharePoint Server 2003 から SharePoint Server (以下 SharePoint)を利用し続けていると伺いましたが、当初の選定理由など具体的に教えて頂けますか?

<松原氏>

SharePointについては、弊社がマイクロソフト社のゴールドコンピテンシーパートナーである事もあり、バージョンが2001のころから技術者が中心になってテスト的な要素で利用していました。一方で、社内業務環境ではポータルや文書・情報共有の部分が基盤として整っていなかったという実態があり、課 題として挙がってきた「情報の発信・共有(ポータル機能)」「既存ファイルの掘り起し(全文・横断検索)」「ペーパーレス化(Nintex ワークフロー)」の3点を解決するために検討した結果、技術者の中で評判の良かったSharePoint 2003を全社向けで利用開始する事になりました。

日本ビジネスシステムズ株式会社が提供するサービス

松原 小百合氏 情報システム部

JBSソリューションズ株式
会社 UxD(User Experience
Design)事業部 Ambient
Officeソリューション部
SPSソリューション1G
藤田 竜也氏

-SharePoint のSIerであるJBS様が今回の自社導入で AvePoint に期待されることを教えてください。

<日本ビジネスシステムズ株式会社 JBSソリューションズ株式会社 UxD(User Experience Design)事業部 Ambient Officeソリューション部 SPSソリューション1G 藤田 竜也氏>

社内での実体験を基に営業からエンジニアまでお客様の立場になって考えられる事、お問い合わせ頂いた時にもニーズに沿って迅速にご提 案出来るという事が、地道ではありますが重要だと考えています。一例ですが、JBSがお客様とお仕事をさせて頂くにあたって、お客様データ をJBS社内に保管し、アクセス監査ログを取得することが条件でしたが、AvePoint社の監査マネージャーによる監査ログ取得をすぐに開始 可能である事をお客様へお伝え出来ました。実体験を基にした経験とノウハウを蓄積していく事で、顧客ニーズに沿った真のサービスを提供 していける事に期待しています。

SharePoint の導入時に困った、技術的な4つの課題

-SharePoint 2010 での全社利用に向けて、導入時に何故 DocAve をご採用頂けたのでしょうか?

< 松原氏>

きっかけは SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へのアップグレー ド対応でしたが、他にもラインアップの中でこれまで実感していた運用課題を SharePoint と組み合わせて解決出来るという事が分かり、いくつか追加で 採用させて頂きました。

  • 課題1「SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へのアップグレード」
  • 課題2「ファイルサーバーと SharePoint の棲み分け解消」
  • 課題3「自由自在なバックアップリストア」
  • 課題4「情報漏えいの予防と対策」

課題1「SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へのアップグレード」

-それでは、それぞれの課題について順番に、具体的に教えてください。まずは「SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へのアップグレード」について教えてください。

< 松原氏>

当初は、データベース単位でのインプレースアップグレード方式による移行を検討していま したが、既に SharePoint 2010 が並行稼働している状況で、多くの部門で利用してい た SharePoint 2007 のコンテンツデータを SharePoint 2010 へ統合する事が目的 でしたので、今回は細かい単位での移行が出来るサードパーティ製品を検討する事になり ました。

-DocAve を選んだ理由を教えてください。

何製品か比較検討をした結果、国内での移行実績が多く、ローカライズがしっかりされて いて、差分移行が出来る製品がDocAve アップグレード&移行 for SharePoint(以 下 DocAve アップグレード&移行)だけでしたので、採用を決定しました。

-DocAve には具体的に何を期待しますか?

元々、SharePoint 2007 でSharePoint Designer などを使ってカスタマイズしていたチ ームサイト等ですと、2010 においてもカスタマイ ズが必要だったり、そもそもレイアウトを修正する 必要があったりと、移行後に微調整の為の時 間が必要です。ただその為に業務停止するわけ にはいかないので、ユーザーによる受け入れテス トの後に差分だけを移行する事で、ビジネスへの 影響を最小限に抑える予定です。

課題2「ファイルサーバーと SharePoint の棲み分け解消」

-次に、「ファイルサーバーと SharePoint の棲み分け解消」については、いかがでし ょうか?具体的に教えてください。

< 松原氏>

ファイルサーバーは、稼動年数が長いためデータ量も膨大であり、すべてSharePoint へ移行するのは移行作業工数や移行先のSQL コスト を考慮しても非現実的なため、ログファイル等の巨大なファイルはパフォーマンスやコスト面からフ ァイルサーバーの方が向いている、それ以外の文書はSharePoint の方が向いている、と いう観点で棲み分けをしています。

-DocAve を選んだ理由を教えてください。

< 藤田氏>

実ファイルはすべてファイルサーバー上に置いたままで、SharePoint のSQL リソースを節 約しながら、SharePoint の文書管理機能を活用出来るというのは理に適っていると思います。

-DocAve を実際にお使い頂いていかがですか?

< 松原氏>

例えば、顧客案件用の新規プロジェクトサ イトを構成する際、既存のファイルサーバー上に 保存されている過去に顧客から入手したファイル もすべて含めてバージョン管理をしたい、という要 望が出た時に SharePoint にコンテンツ移行す るよりもDocAveで繋げた方が早い、という形で使っています。

課題3「自由自在なバックアップリストア」

-次に、「自由自在なバックアップリストア」については、いかがでしょうか?具体的に教 えてください。

<松原氏>

お客様先でITヘルプデスクを請け負っている弊 社チーム内での情報共有や、弊社営業チーム がNintex ワークフローと連携したサイトで見積作 成をするにあたってSharePoint を利用しています ので、SharePointでのデータロストやダウンタイム は、本業であるお客様へのサービス提供や営業 活動に影響があります。その為、万が一データ 障害が発生した場合にスピーディに対応出来 る様、ファイル単位でリストアが出来る事が SharePoint 導入の際の必須条件でした。

-DocAve を選んだ理由を教えてください。

<藤田氏>

いくつかの製品を比較検討しましたが、先にお話しした通り、障害発生時にスピーディな 対応をする為に必要なファイル単位でのリストアが出来るのが DocAve バックアップ&リ カバリー for SharePoint のみだったので採用を決定しました。また、SharePoint 専用 のバックアップリストア製品という事で、今回SharePointのみをバックアップ対象としてい た私達には規模感が丁度良かったというのもあります。

-DocAve には具体的に何を期待しますか?

<松原氏>

データ破損時などにファイル単位でのリストアを即時に対応出来る事、それによりビジネス への影響を最小限に抑えられる事に期待をしています。また、Nintex ワークフローインス タンス単位でのバックアップリストア機能ですが、営業活動に直結したワークフローが毎日 100件以上作成されていますので、重要な役割になると思います。

DocAve ファイルサーバー コネクタ (ファイルシェア ライブラリ)

課題4「情報漏えいの予防と対策」

-次に、「情報漏えいの予防と対策」については、いかがでしょうか?具体的に教えてください。

<松原氏>

ファイルサーバーやSharePointに存在する様々なドキュメントに対して、各社員の顧客案件・社内業務・所属組織などに基づいた適切な権限設定が必要です。しかし、ファイルサーバーではアクセス権の管理が煩雑となりやすく、SharePoint単体では権限把握のために工数がかかるため、機密情報を含むドキュメントのアクセス解析や権限設定の可視化を容易に実現する必要がありました。

-DocAveを選んだ理由を教えてください。

<藤田氏>

DocAve レポートポイント for SharePoint (以下 DocAve レポートポイント)と DocAve 管理センター for SharePoint (以下 DocAve 管理センター)については、弊社要件を満たせる製品ですし、弊社顧客からも引き合いの多い製品だったという実績もあり、採用に当たり何もハードルはありませんでした。

-DocAveには具体的に何を期待しますか?

<松原氏>

監査ログの収集とレポート化により、機密重要情報などへのアクセス解析および漏えいの懸念がある場合に後追い調査が出来る事、また各サイトの権限設定の状態を Excel に纏めて棚卸しが出来て更には一括変更可能となる事を期待しています。

DocAve ファイルサーバー コネクタ (ファイルシェア ライブラリ)

日本ビジネスシステムズ株式会社が DocAve サービスを通じて感じた事

-実際に DocAve ソフトウェアの運用をしてみてどうでしたか?

<藤田氏>

SharePointを実際の業務にのせた時に必要となってくる機能を実現する製品を提供して頂ける、更にフィードバックをくみ取って製品化して 頂ける、という事は、カスタマイズ開発と比べた時に、メンテナンスやバージョンアップ対応が不要になるので心強いと感じています。また、顧客案 件中にサポートを利用する事が多いのですが、回答をすぐに頂けて助かっております。更には、DRの構成確認等回答しづらい質 問をする事も多いのですが、事例を提示して頂ける等、丁寧なご対応が印象に残っています。

DocAve v6 を使っての感想

-これまでDocAve v5 をお使い頂いていたJBS 様が、今回新規にDocAve v6 をお使い頂いてみて違いはありましたでしょうか?

<藤田氏>

DocAve v6 では色々な機能が強化されていますが、中でも「操作性」と「PowerShell 提供開始」、「Nintex ワークフローインスタンスのバックアップリストア対応」の3 点が大き いと思います。Silverlight になって全体的な操作性が良くなりましたし、ヘルプや説明 が増えてユーザーフレンドリーな画面になったと感じました。そこにPowerShell の提供 が加わった事で、ジョブの統合管理がしやすくなり運用が大幅に容易になっていくと感じま す。また、Nintex ワークフローのインスタンスリストアについては、対応出来るのは DocAve だけですのでぜひ活用していきたいです。

今後の展望について

-最後に、今後の展望についてお聞かせ頂けますか?

<松原氏>

SharePoint 2007 から SharePoint 2010 へ移行後、次のフェーズとしてコンテン ツの整理を考えています。DocAve コンテンツ マネージャー for SharePoint (以下 DocAve コンテンツ マネージャー)では、SharePoint 上のサイトを昇格したり降格した り、一括で移動したり、と柔軟かつ迅速に対応出来るので、簡単に構成を変更出来ると いう点で、部門からの協力が得やすくなると思います。また、現在は SharePoint 2010 を 利用していますが、今後の方向性として、SharePoint 2013やOffice365、IaaS、ハイ ブリッド等多くの選択肢があります。現在はまだ決定的にどれが良いと明言出来る段階 にはありませんので今後メリットデメリットを洗い出して検討していく予定ですが、SharePoint 2013 対応のDocAve v6 SP2 や、Office365対応の DocAve Online のサポート が強ければハードルが下がっていくので、今後も、引き続き期待しています。